ビジネスライティングとは? 相手に伝わるビジネス文書の書き方を紹介

「ビジネスライティングとは?」「相手に伝わるビジネス文書の書き方は?」
Webマーケティングが当たり前になりはじめた昨今、ビジネスライティングの重要性はより強まりつつあります。

本記事では、ビジネスライティングの説明からメリット、どうしたら相手に伝わる文章が書けるのかまで詳しく紹介していきます。

文章力に自信のない方やオンラインでのコミュニケーションに不安がある方、今後ビジネスライティングに携わる方は必見です。

ビジネスライティングとは?

ビジネスライティングとは、ビジネスシーンで必要な文書をわかりやすく作成するスキルです。
ビジネスの基本は、報告・連絡・相談。

その方法はメールやチャットから、依頼書、企画書、報告書とさまざまですが、すべてにビジネスライティングが必須です。

ビジネスライティングを身に着けるメリット

ビジネスマンであれば必須級のスキル「ビジネスライティング」
ビジネスライティングを身につけると、具体的に何ができるようになるのでしょうか。

ここでは、ビジネスライティングのメリットについて、以下の3つに分けて解説します。

  • スムーズに情報を伝えられる
  • 的確に情報整理ができ伝達ミスが減る
  • エビデンスを残せる
  • 提案力が上がる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

スムーズに情報を伝えられる

まずは、スムーズに情報を伝えられることが挙げられます。
ビジネスライティングの根幹は「伝わりやすい構成と簡潔さ」です。

伝えたいことを端的にまとめるスキルは、時間の効率化にも繋がるでしょう。
情報伝達速度が上がるのはもちろんのこと、文書作成以外の業務に時間を割けるため、仕事全体の効率が上がります。

的確に情報整理ができ伝達ミスが減る

スムーズに情報伝達ができることは、的確な情報整理に繋がります。
それはひとしく、伝達ミスの減少にもなるでしょう。

誤解を生みにくいスマートな報告書、必要なことが過不足なく書かれた指示書。
そういった文書ばかり作成できるようになれば、伝達ミスは明確に減っていくことが予想されますね。

エビデンスを残せる

また、ビジネスライティングはエビデンスの記録にも貢献するでしょう。
口頭だけでは「言った・言っていない」という認識の齟齬を招いたり、たとえ文書で残していても誤解によって齟齬が生じたりします。

そこでビジネスライティングです。伝えるべきことを伝えるべき形で簡潔に伝える。
ビジネスライティングができれば、発言や思考を記録として保持できます。

提案力が上がる

ビジネスライティングを身につけることで得られるもの。最後はずばり「提案力」です。
ビジネスマンであれば、プレゼンテーションの機会が何度もあると思います。

ビジネスライティングができるようになると、情報の取捨選択法や重要度の濃淡がわかるようになるので、自ずとプレゼン力も上がります。

プレゼン力の向上は、プレゼンだけではなく、商談などの営業にも活かせることでしょう。
思考を言語としてスマートに伝える。
これだけで、新たなビジネスチャンスが驚くほど舞いこんでくるかもしれません。

ビジネスライティングの基本の書き方

ここまで、ビジネスライティングを身に着けるメリットについて解説してきました。
ここからは、ビジネスライティングの基本の書き方を解説していきます。
手っ取り早い方法は、文章の型を覚えることです。

今回は、以下の2つを紹介します。

  • PREP法
  • SDS法

それぞれ解説していきます。

PREP法

まずはPREP法を紹介します。
PREP法はもっとも有名な文章の型で、かつもっともわかりやすい文構造のひとつでもあります。
名称の「PREP」は、それぞれある単語の頭文字です。

  • P:Point(主張)
  • R:Reason(理由)
  • E:Example(例)
  • P:Point(主張)

まずは主張を行い、次に理由を述べます。そして例を示し、最後にもう一度主張する。
この流れさえ押さえれば、誰でもわかりやすい文章が書けます。
とくによい使いどころとしては、提案を行うシーンが挙げられます。

SDS法

次に紹介するのはSDS法です。
SDS法は非常にシンプルで覚えやすい文章の型で、とくに報告をする際に向いています。
SDS法の名称も、それぞれ英単語の頭文字になっています。

  • S:Summary(要点)
  • D:Details(詳細)
  • S:Summary(要点)

まずはじめに、要点を述べてから細部の説明に移ります。そして、最後に要点を再確認して終わります。

シンプルでありながら効果は絶大で、文章に自信がない人は、この「要点と詳細に二分すること」を常に意識してみてください。

こちらの記事では、読みやすい文章を作るポイントをご紹介しています。ぜひあわせて参照してください。

参考記事:伝わりやすい文章構成とビジネスで使える構成各5つ・書くためのポイント4つを解説

ビジネスライティング上達のポイント

ビジネスライティング上達のポイントは、とにかく「実践あるのみ」です。
何事もそうですが、理論と実践はセットでないと上達しません。
ここまで説明してきたことを踏まえて、実際にビジネスライティングを使って文章を書いてみましょう。

失敗してもいいように、まずは教育係と外国人労働者間で普段より多めに連絡を取るよう意識し、都度のフィードバックを大切にするといいかもしれません。

ビジネスライティングはビジネスに必須の文章スキル

いかがでしたか。
ビジネスライティングとは何か、そのメリットや基本的な書き方がわかっていただけたかと思います。
ビジネスライティングは、ビジネスマンとして働くうえで必要不可欠なスキルです。
恥をかかないため、そしてよりわかりやすいプレゼンなどに応用するためにもしっかり押さえておきたいですね。

ビジネスライティングを意識して「伝わる文章」を目指しましょう。

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