文章力に自信がない社会人へ!着実に文章力を鍛える方法

文章力がなく、長文を書くのが苦手という人も多いはず。しかし、毎日のビジネスメールやチャットツールを使ったコミュニケーション、そして企画書や報告書、プレゼン資料など、仕事をするうえで文章を書くという行為から逃れることはできません。

意図や考えを正確に伝えるためには、文章力のトレーニングが必要です。そこで今回は、文章力をブラッシュアップしたい社会人に向けて、文章力がなぜ必要なのかを解説し、具体的なトレーニング方法もご紹介します。

文章を書くことに苦手意識をお持ちの人は必見です。

トレーニングは必要!文章力がないビジネスマンはどうなる?

社会人として生き抜くためには、文章力のトレーニングは必要不可欠です。ここからは、文章力がないことによる3つのデメリットについて、詳しくご紹介していきましょう。

仕事が非効率でミスのリスクが高まる

文章力が乏しいことで、仕事のスピードが落ちてしまうだけでなく、伝達ミスによる誤解を招くことで大きな問題に発展する可能性が高くなります。

例えば、社内メールでのやり取りでわかりにくい文章を送ってしまうと、受信した相手の時間や労力を奪ってしまいます。また、重要な内容を文章で伝える際に、真意を伝えることができず伝達ミスが発生しがち。取り返しのつかないトラブルを招いてしまう恐れもあります。

メール以上に文章力が求められるのがプレゼンや会議などの資料です。重要なポイントをしっかりとおさえて、相手にわかりやすく伝えられるかは、作成者の文章力に委ねられるといっても過言ではないでしょう。

不安を与え信頼構築が難しい

拙い文章や語彙力のなさは、相手に不信感を抱かれてしまう要因となります。例えば、取引先の方とのやり取りをする際、わかりにくい文章や言葉で相手に伝えてしまうと「仕事ができない人」というレッテルを貼られてしまうでしょう。

文章力とは、ただ単に文章を作成する力だけでなく、伝える力や理解力にも密接に関わっているスキルです。そのため、文章力がない人は知性がない人だと評価されてしまい、信頼関係を築きにくいといえます。

年収が低い

2012年に行われたビジネス雑誌によるアンケート調査によると、文章力の良し悪しは年収に大きく関わっていることが分かりました。年収が高い人ほど、文章を書くことに対する苦手意識がないと判明したのです。

年収が高い人たちには次の3つの特徴があります。

年収が高い人の特徴

  • 連絡の機会や連絡相手が多い
  • 密なコミュニケーションを大切にしている
  • 重要なことをもれなく端的に伝えるスキルがある

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、対面で話す機会は極端に減ってしまいました。そのため、以前に比べてより一層文章を用いたコミュニケーションが求められています。このような時代だからこそ、良好な意思疎通をとれる人の市場価値が非常に高くなっているのです。

裏を返せば、文章力に自信がない人は年収が上がりにくいということになります。年収がなかなか上がらないと嘆いている人やこそ、文章力を鍛えて、スキルアップや年収アップを図っていくチャンスといえるでしょう。

文章が上手くなるためのコツ

ここからは、文章力に自信のない人必見!よりわかりやすく伝わりやすい文章を作成するための2つのコツについて詳しく解説します。

伝わる文章の特徴3点

伝わる文章には、次の3つの特徴があります。

伝わる文章の3つの特徴

  1. 文章が簡潔
  2. 簡単な言葉を使っている
  3. 結論が明確

ここからは、それぞれの特徴について詳しくみていきましょう。

特徴その1 文章が簡潔

伝わりやすい文章の1つ目の特徴は、簡潔でかつ一文が短いということ。簡潔で短い文章を書くためには、一文で伝えることは1つだけにすること、すなわち「一文一義」を心がけましょう。

主語と述語が複数ある場合は、必ず読点(、)をつけて文と文を区切ります。読み手の分かりやすさを重視しましょう。

また、より多くの情報を伝えようとすると修飾語が多くなり、文章がどんどん長くなってしまいます。そのため、必要な情報を厳選することも大切となります。

特徴その2 簡単な言葉を使っている

誰にでも分かりやすく、簡単な言葉で文章が構成されているかどうかも重要なポイントです。専門用語を並べたような文章や、まわりくどい言い回しの文章は、読み手にあまり良い印象を与えません。

文章を作成する際は「子どもが読んでもわかりやすい表現を用いること」を意識しましょう。難しい言葉や表現を分かりやすいものに変換するためには、語彙力や豊富な知識が求められます。わかりやすい文章を作成するためには特別なトレーニングが必要なのです。

特徴その3 結論が明確

結論を文章の最後に提示する人も多いかと思います。間違いではありませんが、より分かりやすい文章にするためには、結論を文章の初めに持ってくることも大切なポイントです。

一番伝えたい内容を文章の初めに提示することで、読み手に意図が伝わりやすくなります。文章のゴール、すなわち目的が明確となり、その後の文章がすんなり理解できるようになるのです。

文章を書く前に構成を決める

文章を作成する前に、文章全体の構成を決めておくことも、わかりやすい文章をつくるうえで重要となります。

文章の構成を決める際に、よく使われる構成方法には、次の2パターンがあります。

文章構成の2つのパターン

  1. ストーリーのおもしろさを伝えられる「起承転結法」
  2. 要点をわかりやすく伝え、説得力を高める「PREP法」

「起承転結法」とは、文章にストーリー性を持たせるため、スピーチや面接などでよく使用される文章構成です。文章をよりわかりやすくするためには、それぞれのパートにどのような配分で文章を振り分けるかがポイントです。

起承転結法の文章の書き方

  1. 起…10%
  2. 承…40%
  3. 転…40%
  4. 結…10%

このように文章の中核となる「承」と「転」の部分の割合を多くすることで、話の流れや詳しい内容を相手にわかりやすく伝えることができます。

しかし、ビジネスシーンでは文章の要約である結論がわかりやすい文章が求められます。そのため、おすすめなのが、要点をわかりやすく伝えられて説得力を高められる「PREP法」です。

PREP法には、要点がすぐに伝わり、文章に説得力が生まれるというメリットがあり、ビジネス文書やプレゼン資料でよく用いられています。

PREP法は、次の4つのパートで構成されます。

PREP法の構成内容

  1. Point(結論)
  2. Reason(理由)
  3. Example(具体例)
  4. Point(結論)

結論を文章の最初と最後に持ってくることで、相手に要点をより明確に伝えられるという特徴があります。

文章の作成に限らず、普段の会話でもこのPREP法を意識してみましょう。相手に内容をより理解してもらえるので、スムーズにコミュニケーションをとれるでしょう。

社会人生活で文章力をトレーニングする6つの方法

ここまでご紹介してきた分かりやすい文章を作るコツを理解し、実践することで、必要最低限の文章を作成することは可能です。しかし、より分かりやすい文章を作るためには特別なトレーニングが必要です。

そこで、限られた時間でも実践可能なトレーニング方法について、詳しく解説していきましょう。

トレーニングその1 文章が上手な人を分析する

お手本となる人の文章を分析することは、文章力アップにとても効果的です。分かりやすい文章を分析して検討することで、より良い文章の構成や表現方法を学べます。

本や新聞、ブログ、SNSなど、好きな媒体で構いません。まずは自身が分かりやすいと感じる文章を探すことから始めてみましょう。そして、手本となる文章をそのまま書き写したり、真似たりすることで、文章を書くコツが理解できるはずです。

また文章の分析に慣れてきたら、「こうすればもっと良い文章になる」などと文章の改善点を見つけてみましょう。なぜ読みにくいのか、なぜ面白くないのかなどと考えることが、文章力をアップさせる良いトレーニングになります。

上手い人の文章を徹底解説

文章の分析といってもなかなか難しいですよね。
こちらの記事では、文章が上手い人の特徴を徹底解説しています。
これから、文章力をアップさせたいという方はぜひご一読ください。
文章力アップのポイントはここ!上手いと感じる文章を徹底解説

トレーニングその2 メールは必ず読み返す

毎日のようにやりとりをするビジネスメールにも、文章力を鍛えるトレーニング方法が眠っています。自分が作成したメールは必ず読み返し、次の3つの項目をチェックしていきましょう。

  1. 間違った表現・誤字脱字はないか
  2. より分かりやすい表現ができないか
  3. 相手から来たメールに知らない表現がないか

これらをチェックすることで、より分かりやすい文章へとメールを磨きあげることができます。新しい語彙を獲得するチャンスでもありますので、メールに限らず文章を作成した際には、必ず黙読する習慣をつけましょう。

トレーニングその3 読書で語彙力や読解力を養う

より分かりやすく、表現豊かな文章を作成するためには、語彙力が必要不可欠です。語彙のストックを増やすためには、読書を通してたくさんの文章に触れることが重要です。

小説、エッセイ、コラムや専門書など、どのようなジャンルでも構いません。さまざまな作家や著者の文章に触れることで、たくさんの語彙をインプットしていきましょう。

読書をすることで、語彙力だけでなく、読解力のトレーニングにもなります。文章を読み解くスキルが付くことで、文章を構成する力も自然と鍛えられるのでおすすめです。

トレーニングその4 情報収集力を鍛える

分かりやすい文章を作成するためには、しっかりと情報収集する必要があります。

文章の中で数字を用いる際など、きちんと根拠となるデータが求められます。一つの資料やデータを鵜呑みにするのではなく、さまざまな視点から分析・リサーチをすることが重要です。

インターネットなどを用いてなんでも気軽に調べられる時代です。気になった内容をそのまま放置するのではなく、しっかりと深掘りしてリサーチする習慣を身につけましょう。

トレーニングその5 短い文章で要約力を鍛える

一文一義で分かりやすい文章を作成するためには、要約力のトレーニングも必要です。

おすすめなのは、Twitterを活用したトレーニング方法。140文字という限られた文字数で、伝えたい内容をより分かりやすく効果的に表現することは、簡単そうに見えて実はとても難しいものです。通勤中や休憩中などの隙間時間を利用して、毎日自分の感情などをつぶやいてみましょう。

また、新聞やドラマなどの内容を要約するのも、おすすめのトレーニング方法です。長い文章を短くシンプルにまとめる訓練を積んでいくことで、分かりやすい表現で伝えるスキルを磨けます。

トレーニングその6 他の人に添削をしてもらう

自分が作成した文章を、第三者に添削してもらうことも有効です。ご家族や友人などに依頼してチェックしてもらうのももちろん効果はありますが、せっかくなら文章添削のプロによる添削サービスに依頼するのがおすすめです。

文章添削サービス

  • 文章添削サービスの専門業者に依頼する
  • 個人のブログ添削サービスを利用する
  • 無料で文章添削・校正サービスを利用する

無料で利用できるWebの添削サービスもありますが、文章力をより向上させたいなら、プロ目線からチェックしてもらえるサービスを利用してみましょう。機械的にチェックするのではなく、より伝わりやすい表現や語彙についてのアドバイスをもらえるので、文章作成に対する理解度がより深まります。

専門業者に依頼することに抵抗がある方は、クラウドソーシングサービスなどを利用してチェックしてもらうのもおすすめです。メッセージのやり取りや支払いもスムーズに行えるので、安心して利用できます。

文章力は社会人に必要なスキル

文章力をブラッシュアップしたい社会人に向けて、文章力をアップさせるトレーニング方法についてご紹介しました。

文章力は、社会人にとってなくてはならないスキルのひとつです。文章力がないことで、仕事が効率よく進みにくく、信頼関係が構築しづらい、そして年収も上がりにくいなどのデメリットもあります。

文章力を鍛えるための6つのトレーニング方法を実践することで、ビジネスシーンはもちろん、プライベートにおいても自分の気持ちを相手に伝えやすくなります。文章力がない人でもコツコツと頑張ることで必ず結果がついてきます。普段の生活で取り入れやすいトレーニングばかりですので、ぜひ習慣化していきましょう。

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