そもそも文章力とは？文章力が高い人の特徴と文章力の鍛え方
文章力の向上はコミュニケーションをとるうえではもちろん、ビジネスにおいても重要です。
自分の思いや考えを伝えたつもりでも、相手に届かず「何を言っているか分からない」と言われてしまう人もいるでしょう。
伝えたい内容を伝えられなければ、相手に仕事を依頼することすらできません。
そこで今回は、文章力が高い人の特徴と、文章力を向上させたい人に向けた伝わる文章の書き方をご紹介します。
文章力が身に付けば、情報整理のスキルも身に付き、ビジネスでも成功しやすくなります。
ぜひ参考にしてください。
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目次
文章力とは
文章力とは、伝えたい内容を伝えたい相手に正確に届ける文章を書く力のことです。
文章力を一つの具体的なスキルとして捉えるのは困難です。
表現力や語彙力、想像力、発想力、論理的思考や客観的に文章を見る力など、文章力には必要な要素がたくさんあります。
ビジネスで必要とされる文章力とは、誰が読んでも正確に理解でき、分かりやすい文章です。
しかし、よい文章は読み手や掲載場所によってその定義が変わるため、万人受けする文章はありません。
読み手が変われば、求められる文章も変わってくるのです。
例えば、読み手が小学生の場合、ビジネスで使用する表現や用語では伝わりにくくなります。
そのため、表現をかみ砕き、やわらかい文章を書くスキルが必要となります。
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文章力が高い人の特徴とは
文章力が高い人は、文章を組み立てる際に、読み手が理解することに重点を置いています。
つまり、単に整った文章を書くことだけではなく、内容を整理して正確に届け、理解してもらうための論理的な文章を心がけているのです。
そのため、文章だけではなく図表を活用し、視覚にアプローチすることもあります。
文章力が高い人は、ビジネスの面でも成功者が多いと言われています。
ビジネスシーンで評価される文章とは、情報が以下の5W3Hに基づいて整理された、正確に伝わりやすい文章です。
伝えるべき情報を正確かつ客観的に届けられるため、仕事がスムーズに進行し生産性の向上につながります。
|
5W3H |
意味 |
|
| What | なに | 対象 |
| Why | なぜ | 理由 |
| Who | だれ | 人 |
| When | いつ | 時間 |
| Where | どこ | 場所 |
| How | どのように | 方法 |
| How many | どのくらい | 数量 |
| How much | いくらで | 価格 |
ビジネスのシーンでは、メールでのやり取りも多く、正確な情報を伝えるための努力がさらに重要になります。
会話と異なり、メールでのコミュニケーションでは、相手の反応を見て補足説明ができません。
また、内容に不備や不明瞭な表現があると、訂正や補足のメールを改めて送ったり、相手の確認事項が増えたりと、仕事に滞りがでることもあります。
最悪の場合、仕事のミスにつながることもあるでしょう。
もちろん、文法の誤りや誤字脱字がないのは大前提です。
文法に誤りがあると、伝えたい内容に歪みがでる場合がありますし、誤字脱字があると相手に不信感や不安を与える可能性もあるからです。
まとめると、文章の高い人の特徴は以下の通りです。
- 伝えたい内容を5W3Hで整理できる
- 情報整理に表や図も活用する
- 文法が正確で誤字脱字がない
- ビジネスの生産性が高い
文章力を鍛えたいビジネスマンは以下の記事をご覧ください。
参考記事：文章力に自信がない社会人へ！着実に文章力を鍛える方法
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文章力がない人の特徴とは
文章力がないとされる人には、大きく2つのタイプに分けられます。
1つめのタイプは、文章を書くため情報を持っていない、あるいは集める技術を持っていない人です。
伝えるべき情報がなければ、文章を書くことなどできません。
2つめのタイプは、情報を持っていても、それを整理して文章を組み立てるスキルに欠けている人です。
頭の中にある情報を整理できないという思考回路に欠陥があるか、文章の構造を知らないという知識の欠如により、伝わる文章を組み立てられないのです。
情報が整理されていない（そもそも何も情報がない）、または文章の書き方や構造を知らない人の文章は、以下のような文章になりがちです。
-
- 一文が長すぎる
「～で、～をして……。」のように複数の内容を盛り込み、一文が長くなるほど文章は読みづらくなります。
一文が長いと、読み手は前半の内容を忘れてしまいやすくなります。
そのため、文章の趣旨が伝わりにくく、内容を理解するために何度も読み返す頻度が高まってしまうのです。
-
- 主語と述語が一致していない
日本語の文章は、主語と述語で成り立っています。
しかし、大切な主語（誰が・何が）を省いたり、主語と述語にずれが生じていたりすると、文章が支離滅裂になりがちです。
友人や家族など身近な相手との会話では一定の共通認識があり、主語を省いても会話のニュアンスで伝わる場合もあります。
しかし、文章においては、主語と述語が正しく配置され、関連づけられていないと、意味が通じなくなるのです。
-
- 内容を詰め込みすぎている
内容を詰め込みすぎて、話題が多方向に広がる文章では、伝えたいことが伝わりません。
このような文章では、「結局、何が言いたいの？」と読み手は話の終着点が見えなくなります。
話題を絞り、終着点を意識しながら文章を組み立てることが重要です。
-
- 接続詞が正しく活用できていない
「つまり」や「しかし」といった接続詞の後に、それが意図する内容とは違う内容が続くと、途端に文章は読みにくくなります。
接続詞の多用や誤用は、文章の論理を破綻させてしまうこともあるのです。
-
- 読み手を意識できていない
読み手に合わせた表現ができていない文章も、わかりづらい文章になってしまいます。
例えば、上司に向けた文章と、子どもに向けた文章では、求められる表現は変わってきます。
文章が下手な人は、相手に関わらず常に一定の言い回しや表現を採用し、自己完結型の文章になりがちな傾向があるようです。
-
- 説明不足
文章が下手な人は、自分が理解していることは読み手にも伝わると勝手に判断し、説明を省く傾向があります。
特に多いのが、なぜそうなったのか、原因や理由が省かれ、結果だけが述べられるケースです。
こうした文章では、読み手に納得、時には疑問を抱かせてしまいます。
-
- 「こそあど言葉」の多用
こそあど言葉とは、「これ」「それ」「あれ」「どれ」などの指示語です。
これらの指示語を使うと、言葉の重複は避けられますが、多用すると読み手は何を指しているか掴みづらくなり、混乱してしまいます。
上記のような文章が続くと、読み手はストレスを感じます。文章の趣旨がわからない、何度も読み返さないと理解できない、
さらには必要に応じて確認の手間をとらなければならないなどの状況が、読み手にストレスを感じさせてしまうのです。
その他にも、文章力がない人の特徴はさまざまです。
文章力に悩む方も、文章力を育てることができるということはご存知でしょうか。
下記記事では、その方法についても記載しておりますので、ぜひご一読ください。
分かりやすい文章の特徴
分かりやすい文章とは、読み手がストレスなく内容を正確に理解できる文章です。
分かりやすい、読みやすいと言われる文章の特徴を具体的に解説します。
理解しやすい言葉が使われている
分かりやすい文章の大前提は、理解しやすい言葉で書かれているということです。
文章を読み進めるなかで、読めない漢字や専門用語、理解しにくい言葉が出てくると、読み手は都度解読を強いられ、読むことにストレスを感じます。
分かりやすい文章を書くには、難しい言葉はかみ砕き、誰が読んでも理解できる言葉を選択することが基本です。
とくに漢字が頻発していると、読み手は読みにくさを感じがちです。
漢字3割、平仮名7割のバランスが、一般的には読みやすいとされています。
また、スマートフォンやパソコンでの漢字変換にも注意しましょう。
漢字変換では「様々」「色々」「然し」などの表記が変換候補として提示されますが、文章では「さまざま」「いろいろ」「しかし」などのように平仮名で表記した方が読みやすくなります。
一文がシンプル
分かりやすい文章は、文の構造がシンプルです。
一つの文章に含む情報を一つに絞ると、読み手は文を理解しやすく読みやすい文章になります。
一つの文に一つの内容のみを書くことを、「一文一義」と言います。
一つの文章に複数の内容が含まれていると、読み手は混乱します。
例えば以下のような文章です。
「新しいプロジェクトの進行スケジュールができましたので、添付ファイルで送付しましたので、
一度目を通していただいて、ご不明な点がありましたら、いつでも問い合わせください。」
「～なので、～だから、～の場合は……。」のように、接続詞を使い、一つの文章で全ての内容を伝えようとしています。
この文章を内容ごとに整理し、シンプルな構造にすると以下の通りになります。
「新しいプロジェクトの進行スケジュールができました。添付ファイルで送付いたします。一度目を通していただき、不明な点はいつでもお問合せください。」
それぞれの文がシンプルな構造のため、内容をスムーズに理解しやすくなります。
主語と述語が適切に使われている
理解しやすい文章は、主語と述語が正しく結びついています。
逆に、主語と述語が正しく結びついていないことを「主語と述語のねじれ」と言い、読み手にストレスを与える原因にもなります。
日本語は主語がなくても意味が通じると言われています。
しかし、主語が適切に使われていない文章や、主語と述語に適切な結びつきがない文章には、読み手は違和感を感じやすいのです。
主語と述語のねじれが生じる原因は、以下の三点が考えられます。
- 文の構造が複雑
- 主語を省略している
- 受動態と能動態の使い分けができていない
文章を思うままに書き進めていると、細かい部分に注意が行き届かず、主語と述語のねじれが生じやすくなります。
最後に文を見直すときは、主語と述語が正しく使われているか、適切なつながりがあるかを確認しましょう。
伝えたいことが明確
分かりやすい文章では、伝えたいことが明確に提示されています。
伝えたい内容を明確にするために重要なのが、修飾語と被修飾語の位置関係です。
文中での修飾語と被修飾語の距離を近くすることで、内容が正確に伝わりやすく、分かりやすい文章に近づきます。
以下一例です。
「私は、シングルマザーが、育児と仕事の両立が子供の成長に与える影響について書いた本に感動した。」
この文章では、文頭に「私」「シングルマザー」と主語がたくさん並んでいるように読め、どの述語に対する主体なのかが分かりにくくなっています。
そこで、まず「育児と仕事の両立が」と「子供の成長に与える影響」、「シングルマザーが」と「書いた本」といった修飾語と被修飾語の位置関係を近づけます。
さらに、「私が」と「読んで感動した」という主述を明らかにすることで、以下のように改善できます。
「育児と仕事の両立が子供の成長に与える影響について、シングルマザーが書いた本に、私は感動した。」
修飾語と被修飾語の位置が離れていると、読み手に誤解を与えやすく、伝えたい内容が歪んでしまう可能性があります。
語順を入れ替えたり、ときには説明を補足し文章を再構成しましょう。
表現が具体的
より分かりやすい文章に近づけるためには、表現は具体的に書きます。
抽象的な表現では、伝えたい意図や内容は十分に伝わりません。
以下、あいまいな表現が使われた文章です。
「誰もが過ごしやすく、風通しのよい会社にするためには、みなさん一人ひとりの少しずつの協力が大切です。ご協力宜しくお願いいたします。」
もし、このような指示を受けたら「誰もが過ごしやすく、風通しのよい会社とは？」、「少しずつの協力って具体的に何したらよいの？」と、読み手は疑問を持ってしまいます。
指示内容があいまいで抽象的だからです。
疑問が解消しない限り、指示を受けた側は、何から取り組めばよいか分からないでしょう。
理解しやすい文章は具体的な表現が欠かせません。
形容詞や副詞として、「きちんと」「たくさんの」「早めに」などの言葉を使いがちですが、「ミスをなくす」「100人ほど」「5時までに」などと具体的に書きましょう。
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分かりやすい文章構成の特徴
読みやすい文章の作成には、分かりやすい文章構成が必要不可欠です。
文章構成には基本型があり、これに当てはめていけば、誰でも読みやすい文章を書けると言っても過言ではありません。
とくに、「何を言っているかわからない」と言われやすい方は、文章を書く際に以下の3つの文型を意識してみてください。
結論ファースト型（PREP法）
最初に重要なことを書き、続けてその理由や詳細などを書き連ねていく構成です。
「PREP法」とも呼ばれ、ビジネスの文書でよく活用されています。
PREPとは、以下の頭文字の組み合わせです。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法を用いた結論ファースト型の文章では、伝えたい内容を先に伝えるため、内容が途中で脱線しにくいメリットがあります。
以下、PREP法を用いた例文です。
- Pointo（結論）：私のこれからの目標は文章力を高めることです。
- Reason（理由）：上司に「結局何が言いたいの？」と言われることが多く、自分の伝え方に問題があることに気付きました。
- Example（具体例）：今までは上司に報告メールするときは、思いついた順に内容を書き連ねていましたが、PREP法を活用し、型に当てはめて文章を書くようにしています。まだまだ不慣れではありますが、以前より上司から分りづらさを指摘される機会が減りました。
- Point（結論）：今後はPREP法を活用した使い方を身に付け、プレゼンでも活用していきたいと思います。
型にはめて文章を書くだけで、伝わりやすい文章に整理できます。
箇条書き・列挙型
箇条書き・列挙型は、ある一つのテーマについて、いくつかのポイントに分けて伝える方法です。
複数の情報を整理して伝えられるため、読み手も一目でポイントを把握できます。
箇条書き・列挙型では、冒頭で全体像と列挙するポイントの数を伝えてから、それぞれの項目について具体的に説明していきます。
最初に「何について」「いくつ」伝えるかを明確にし、順番通りに説明していくため、読み手は情報が整理しやすくなります。
以下は箇条書き・列挙型の構成を用いた例文です。
私がこのアーティストを好きな理由は3つあります。
1つ目は、ダンスがとてもうまいこと。
2つ目は、グループメンバーの仲が良いこと。
そして3つ目は、彼らは下積み時代の努力に感銘を受けたからです。
ストーリー型
ストーリー型は、読み手に共感を誘う文章構成の方法です。
発端（マイナスの状態）→転機→進化・成長→未来の順に伝えていきます。
書き手のストーリーに感情移入しやすく、記憶にも残りやすいというメリットがあり、テレビショッピングや通販のチラシなどにも使用される構成です。
- 発端：入社して一年目は営業成績が悪く、なかなか契約がとれませんでした。
- 転機：あるとき先輩から、取引先とのコミュニケーションの取り方を教わりました。
- 進化・成長：契約の前に、自分がすべきことに気付き、少しずつ契約の本数が増えました。
- 未来：今では同期で一番の契約本数を誇り、今度は自分が後輩にアドバイスする立場になりました。
文章力の鍛え方
文章力を身に着けるためには、分かりやすい文章の特徴と文章構成の基本を理解したうえで、下記のようなトレーニングを行うことが有効です。
書かれた文章を要約する
まずは、すでに書かれた文章を要約してみましょう。
要約するには、文章の本質をつかみ、明確かつ簡潔にまとめなければなりません。
何について述べている文章なのか、最も伝えたいことは何かを読み取ることで、読解力が養われます。
加えて、第三者に伝えるために言い回しを意識するため、ボキャブラリーの向上にもつながります。
具体的な方法としては、新聞の社説を100字程度のまとめるトレーニングがおすすめです。
社説は一つの題材について書かれているため、本質がつかみやすいのが特徴です。
まとめるときは、5W1Hを意識しながら要約すると、情報の全体像を正確に伝えられます。
テンプレートを使う
何から書いてよいか分からない人は、テンプレートを活用したトレーニングがおすすめです。
上記であげた結論ファースト型、箇条書き・列挙型、ストーリー型それぞれのパターンで考えてみましょう。
この3つのパターンは適応範囲が広く、仕事からプライベートまで使える文章構成の基本です。
情報をもれなく伝えるときは「箇条書き・列挙型」、説得力を高めるときは「結論ファースト型」、共感を誘いたいときは「ストーリー型」がおすすめです。
目的に応じて最適なテンプレートを選び、内容を当てはめて文章を組み立ててみましょう。
文章構成のテンプレートについて詳しく知りたい方は下の記事をご覧ください。
関連記事：伝わりやすい文章構成とビジネスで使える構成各5つ・書くためのポイント4つを解説
多くの文章を読む
文章を書くのはアウトプットの作業です。
情報の多さは文章の質の高さに直結しますが、情報のインプット量が少なければ、適切な情報の選別ができません。
何を書いたらよいか分からないという状況に追い込まれるのです。
多くの文章を読むことで、よく使われる言い回しや表現のパターンを蓄積できます。
実際に自分が書くときは、まずは言い回しや表現のパターンを真似することから初めてみましょう。
何度か繰り返すうち、やがて自分のスキルとなり、分かりやすい文章を書けるようになります。
上手な文章を考察する
読みやすいと感じる文章は、なぜそう思ったのか、そう思わせている要素は何かを考察してみましょう。
ここではただ目を通すだけではなく、文章を分解しながら「意識的に読む」ことが大切です。
例えば、文章を考察する際に意識すべきポイントの一例は以下の通りです。
- 誰に対して書かれたか
- 文章の目的は何か
- 最も伝えたい内容は何か
- 展開や構成はどうなっているか
- 言葉の選び方はどうなっているか
- 工夫されているポイントは何か
上手な文章から学べることはたくさんあります。
大切なのは、読みやすい文章と気付き、その文章がどのような要素で構成されているか発見することです。
意識的に読む癖が身に付くと、自身が書く際にも自然に取り入れられるようになります。
SNSを更新する
日頃から伝わりやすい文章を組み立てる習慣をつけるために、TwitterなどのSNSを活用することもおすすめです。
Twitterでは一度の投稿で発信できる文字数には140文字の制限があり、要約の練習に最適です。
何をつぶやいてよいか分からない人は、まずはメモ代わりに思いついたことをつぶやいてみましょう。
思考を言語化する訓練にもなります。
140文字の中に必要な情報を入れ込み、閲覧者に一目で内容を理解してもらうためには、文章の構成も工夫しなければなりません。
誰かに読まれると思うだけで、文章も読み直したり、念入りに推敲するようになったりと意識が変わります。
文章力のトレーニング方法をもっと知りたい方はこちらをご覧ください。
参考記事：文章力が鍛えられるトレーニング方法を徹底解説
文章力が高い人の特徴を知って文章力を鍛えよう
読みやすく分かりやすい文章の特徴と、文章力を鍛える5つのトレーニング法を紹介しました。
分かりやすい文章や構成の基本を理解し、日々トレーニングを積むことで、文章力向上につながります。
文章力が向上すると、相手に伝えるスキルも身に付き、ビジネスでのチャンスも生まれるでしょう。
どこから始めてよいか分からない方は、文章作成のツールを活用するのもおすすめです。
一人で書くよりも、相手に届く文章表現ができるようになり、ビジネスでも活用できます。
加えて、分かりやすい文章を書くためのノウハウも学べます。
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監修者 中野巧
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